3 tips voor een inspirerend beoordelingsgesprek

De gesprekscyclus heeft soms een stoffig imago; een of twee keer per jaar het ‘moetje’. Dat sluit niet meer aan op de veranderende organisatie, waarin structuren, processen en rollen steeds flexibeler worden.

In plaats van te kiezen voor afschaffen ervan (en daarmee een zeer waardevol HR-instrument laten liggen) is mijn advies: kies voor een nieuwe aanpak die aansluit bij je organisatie en de huidige ontwikkelingen. Met medewerkers die veelal hetzelfde werk doen, ga je bijvoorbeeld anders om dan met medewerkers in een HBO-plus organisatie, die voortdurend andere dingen doen.

Huidige ontwikkelingen

In het algemeen zie je dat ‘het jaarlijkse beoordelingsgesprek’ veelal wordt ervaren als een poppenkast. In de huidige ontwikkelingen, waarin leiders zich meer en meer ontwikkelen van directief naar dienend leiderschap, past zo’n eenmalige beoordeling niet meer.

Vanuit die dienende rol kijkt de leidinggevende meer naar wat de medewerker nodig heeft en wat hij als leidinggevende kan doen om dit te faciliteren. Dan ga je dus niet op vaste momenten in gesprek maar zie je de gesprekscyclus veel meer als een continu proces dat je aanpast aan de behoeften van de medewerker: dit noemen we continue feedback. Dat dit gebeurt in een 360° aanpak is daarbij evident.

De traditionele “een op een-gesprekken” passen evenmin niet meer in een omgeving waarin teams zelfregulerend werken. Teamleden beoordelen dan elkaar. Als verantwoordelijke voer je dan gesprekken met het team waarin je de resultaten van de beoordeling bespreekt. Samen bepaal je dan hoe de doelen voor de komende periode kunnen worden bereikt en waar en hoe men zich verder kan of wil ontwikkelen.

Tip 1: werk aan de kwaliteiten

Kwam je vroeger met je schoolrapport thuis vol mooie cijfers maar ook een 4? Dan ging vaak alle aandacht, bijscholing en extra inzet naar die 4, dat ene vak waar je nou net niet goed in was en wat je ook volstrekt niet leuk vond. Het gevolg daarvan kon zijn dat die 4 misschien een mager 5-je werd, maar nooit een 8 zou worden, terwijl de mooie cijfers terugliepen omdat je ging twijfelen aan jezelf. Hetzelfde doen we vaak in beoordelingsgesprekken.

Stop liever je tijd en energie in het verhogen van de 7 naar een 8 of zelfs een 9 of een 10. Daardoor groeien je mensen in hun prestaties en zelfvertrouwen, wat bijdraagt aan hun talentontwikkeling, werkplezier en motivatie (onnodig te vermelden dat ook de leidinggevende en de organisatie hier baat bij hebben).

Op enig moment bereiken mensen zelf het moment wel waarop ze zich voornemen: “En nu ga ik die 4 aanpakken”. Of beter: je zorgt ervoor dat je het zo inricht dat die 4 door iemand wordt opgepakt die daar juist heel goed in is. Immers, hoeveel moeite je er ook instop: een vis kun je nooit leren lopen.

Tip 2: bevorder eigenaarschap

Ken je dat? Je hebt veel tijd gestoken in het voorbereiden van de beoordelingen van je medewerker. Hij gaat tegenover je zitten met zijn armen over elkaar en bromt: “Nou, zeg het maar”, gevolgd door een stilzwijgen gedurende het gehele beoordelingsgesprek of een ferme discussie over punten en komma’s.

Gelukkig is het niet altijd zo extreem, maar hoe dan ook geldt: het bevordert het eigenaarschap van de medewerkers door hen betrokkenheid en verantwoordelijkheid te geven bij het formuleren van hun doelstellingen, ontwikkeling en beoordeling.

In het begin zal je de medewerkers hierbij moeten helpen, maar eenmaal op weg zal je merken dat het jou als leidinggevende tijd, energie en frustratie bespaart en dat het veel boeiender gesprekken oplevert met de medewerker. Immers, autonomie in het werk geeft werknemers meer eigenwaarde, meer plezier en meer betrokkenheid.

Tip 3: ontwikkel effectieve feedback

Creëer een omgeving waarin het gewoon is om feedback te geven en te ontvangen over ontwikkeling en prestaties. Dus van leidinggevende naar medewerker, vice versa en tussen collega’s onderling. Beperk dit niet tot het functionerings- of beoordelingsgesprek maar pas het blijvend toe.

Daarmee bereik je dat positief gedrag wordt (h)erkend en gestimuleerd, negatief gedrag bespreekbaar wordt gemaakt, begrip voor elkaar en het eigen gedrag wordt vergroot en dat concrete afspraken hierover worden gemaakt.

Lees voor meer inspiratie over bevlogen medewerkers ook eens dit artikel.